Управление ассортиментом: шаблон товарной матрицы в Excel

товарная матрица - это полный перечень всех позиций ассортимента компании, структурированный по категориям и свойствам для учета и анализа. Это главный документ, на основе которого строятся закупки, продажи и складской учет.

В команде БрайтБорд мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда отчеты продаж врут именно из-за ошибок в справочнике товаров. Хаотичное ведение номенклатуры в Excel приводит к дублям, пересортице и замороженным деньгам на складе.

Короткий ответ

• Каждой позиции присваивается уникальный код (артикул) без права повторного использования.
• Товары делятся на жесткие уровни: категория, подкатегория, вид.
• В таблице запрещены объединенные ячейки и пустые строки.
• Статус товара (активен/вывод/архив) управляет его доступностью к заказу.
• Все свойства (бренд, цвет, размер) разносятся по отдельным столбцам.

Часто менеджер заводит товар "Стул офисный", а через месяц другой менеджер создает "Офисный стул", и система видит это как два разных товара.

Порядок в файле - это порядок на полке: если вы не можете отфильтровать товары в таблице, вы не сможете ими управлять на складе.

Термины на пальцах

Перед настройкой таблицы разберем основные понятия:

• SKU - уникальная единица товара, один артикул.
• Категория - группа товаров, объединенных общим назначением.
• Глубина ассортимента - сколько разных вариантов есть внутри одной категории.
• Ширина ассортимента - сколько всего разных категорий вы продаете.
• Атрибут - характеристика товара (вес, объем, материал), вынесенная в отдельный столбец.

Типичная проблема

Бизнес теряет контроль над запасами, когда файл с ассортиментом превращается в лоскутное одеяло. Разные сотрудники добавляют товары как им удобно, без единого стандарта.

Последствия всегда одинаковые: невозможно собрать корректную сводную таблицу, закупщик заказывает то, что уже есть (но под другим именем), а на складе копятся неликвиды, которые никто не видит в отчетах.

Чек-лист настройки

1. Создайте единый справочник категорий и запретите добавлять новые без согласования.
2. Разделите название товара на части: Тип + Бренд + Модель + Характеристика.
3. Введите обязательное поле "Статус" для каждой строки.
4. Выделите ответственного, который имеет право заводить новые карточки.
5. Используйте выпадающие списки в Excel для защиты от опечаток.

Почему так происходит

Основные причины, по которым матрица разваливается:

• Отсутствие "хозяина" файла: доступ к редактированию есть у всех менеджеров.
• Копирование названий из прайс-листов поставщиков "как есть".
• Нет утвержденного дерева категорий: один пишет "Бытовая химия", другой "Хозтовары".
• Использование цветов и шрифтов для выделения вместо отдельных столбцов (Excel не умеет фильтровать по смыслу цвета).

Что делать: шаблон логики

Чтобы управление ассортиментом стало прозрачным, нужно пересобрать структуру таблицы. Это фундамент. Ниже описаны обязательные шаги и поля, которые должны быть в вашем файле.

Шаг 1. Настройка структуры таблицы

Главное правило Excel для данных: одна строка - один товар. Никаких "шапок" из трех этажей и объединенных ячеек внутри массива данных. Обязательные столбцы:

• Внутренний код: неизменный номер, который генерирует ваша система или вы сами. Он никогда не меняется.
• Артикул поставщика: может меняться, поэтому храним отдельно от внутреннего кода.
• Наименование: формируется по формуле (см. шаг 4).
• Единица измерения: шт, кг, м (строго из справочника).

Шаг 2. Иерархия категорий

Категорийный менеджмент требует четкой вложенности. Сделайте три столбца для рубрикатора:

• Уровень 1 (Направление): например, "Сантехника".
• Уровень 2 (Категория): например, "Смесители".
• Уровень 3 (Подкатегория): например, "Для кухни".

Это позволит вам быстро делать сводные отчеты и понимать, какая группа товаров приносит деньги, а какая тянет вниз. Если свалить все в одну кучу, анализ станет невозможным.

Шаг 3. Управление статусами

Товарная матрица - это живой организм. Товары приходят и уходят. Добавьте столбец "Статус SKU". Варианты значений:

• Новинка: товар только заведен, закупаем пробную партию.
• Активен: основной ассортимент, постоянно поддерживаем остаток.
• Под заказ: возим только под клиента, на складе не храним.
• Вывод: распродаем остатки, больше не закупаем.
• Архив: остатков нет, история продаж сохранена, в текущих заказах не участвует.

Шаг 4. Стандарт наименования

Чтобы избежать дублей, примите формулу названия. Обычно это: "Тип товара + Бренд + Серия/Модель + Ключевая характеристика". Пример: "Ноутбук Lenovo ThinkPad X1 14 дюймов черный". Запретите сокращения, которые понятны только автору.

Шаг 5. Атрибуты и свойства

Не пишите свойства в название, если планируете по ним фильтровать. Создайте отдельные столбцы для важных параметров:

• Бренд.
• Страна.
• Коллекция.
• Размер/Вес.

Это поможет за секунды отобрать, например, все товары бренда "Samsung" или все товары красного цвета, независимо от их категории.

Если ваша матрица разрослась до тысяч позиций и Excel начинает тормозить, имеет смысл рассмотреть специализированные инструменты. БрайтБорд помогает автоматизировать работу с ассортиментом, когда ручное ведение таблиц становится слишком трудоемким и рискованным.

Как понять, что стало лучше

Проверьте вашу новую таблицу по этим пунктам:

• Сводная таблица строится за 3 клика и не содержит пустых значений в строках категорий.
• При фильтрации по бренду нет вариантов написания.
• Нет товаров без статуса. Вы точно знаете, что можно заказывать, а что нужно выводить.
• Единицы измерения унифицированы.
• Поиск дублей по названию выдает ноль совпадений.