Разбираем, как снизить остатки и сохранить сервис-уровень. В статье — оптимизация складских запасов: расчет потребности, работа со страховым запасом и главные ошибки планирования.
Оптимизация складских запасов - это процесс настройки объема закупок и хранения так, чтобы на полках всегда был нужный товар, но деньги не замораживались в лишних коробках. Главная задача здесь - найти точку равновесия, где уровень логистического сервиса остается высоким, а затраты на содержание склада снижаются.
Базовые действия для балансировки
Команда БрайтБорд обычно видит одну и ту же проблему: бизнес пытается сократить расходы, просто урезая закупки. Это грубая ошибка, которая убивает продажи. Правильная оптимизация управления запасами позволяет снизить объем хранения без потери клиентов, работая с ритмичностью поставок и точностью прогноза.
"Снижение запасов без оглядки на сервис - это прямой путь к потере лояльных клиентов."
Чтобы оптимизация товарных запасов прошла успешно, нужно понимать три базовых понятия:
Представьте, что вы покупаете воду для офиса. Можно заказать сразу фуру воды на год вперед. Это гарантирует 100% наличие (высокий уровень сервиса), но займет весь коридор и заморозит бюджет. В этом случае оптимизация запасов предприятия отсутствует.
Второй вариант - заказывать по одной бутылке каждый день. Коридор свободен, денег потрачено минимум. Но если курьер заболеет (сбой поставки) или жара заставит сотрудников пить больше (сплеск спроса), воды не хватит. Оптимизация материальных запасов - это решение заказывать, например, раз в неделю с запасом в две лишние бутылки на случай жары.
Для грамотной оптимизации логистики и запасов недостаточно просто смотреть на пустые полки. Нужно учитывать несколько факторов, влияющих на решение о заказе.
Во-первых, важен анализ уровня сервиса по каждой группе товаров. Нельзя требовать 99% наличия для дешевых расходников и дорогих эксклюзивных позиций одинаково. Для товаров категории А (самые ходовые) высокий сервис обязателен. Для редких позиций допустим более низкий уровень, что позволяет держать меньше штук на полке.
Во-вторых, частота пополнения напрямую влияет на средний остаток. Чем чаще вы заказываете, тем меньший объем нужно хранить. Оптимизация процесса управления запасами часто сводится к переходу от ежемесячных огромных поставок к еженедельным компактным заказам. Это снижает требования к площади склада и объему замороженных средств.
В-третьих, необходимо учитывать надежность поставщика. Если партнер часто срывает сроки, вам придется раздувать страховой запас. Оптимизация уровня запасов в таком случае может потребовать смены поставщика на более дорогого, но пунктуального, что в итоге окажется выгоднее за счет снижения складских издержек.
В-четвертых, контроль уровня сервиса должен быть постоянным. Спрос меняется, и нормативы, установленные полгода назад, сегодня могут быть неактуальны. Система должна гибко реагировать на сезонность и тренды.
В-пятых, оптимизация структуры запасов подразумевает работу с кратностью упаковки. Иногда выгоднее немного переплатить за разукомплектацию, чем хранить "воздух" из-за слишком больших заводских коробов, которые продаются месяцами.
Чтобы понять, сколько заказывать, не обязательно быть математиком. Логика расчета строится на понимании того, какой период времени должен обеспечить заказ. Оптимизация запасов на складах требует четкого разделения того, что нужно для торговли, и того, что лежит "на всякий случай".
Сначала определите оперативный складской остаток. Это то количество товара, которое вы точно продадите за время до следующей поставки. Здесь есть развилка в зависимости от вашего метода работы:
К полученному числу нужно добавить страховой запас. Он рассчитывается отдельно и зависит от того, насколько сильно прыгают ваши продажи и как часто опаздывает поставщик. Без этого элемента оптимизация запасов материальных ресурсов будет рискованной.
Из полученной суммы нужно вычесть то, что уже лежит на полках (текущий остаток). Также обязательно вычтите товары, которые вы уже заказали и они едут к вам (товары в пути). Разница и будет тем количеством, которое нужно положить в новый заказ.
В БрайтБорд часто рекомендуют обращать внимание не только на то, что закупается, но и на то, как принимаются решения. Ошибки здесь стоят дорого.
Главная ошибка - смотреть только на оборачиваемость складских остатков. Высокая оборачиваемость может означать, что вы постоянно сидите без товара и теряете клиентов. Снижать запасы нужно только с оглядкой на уровень сервиса.
Вторая ошибка - удаление страхового запаса ради экономии. Это создает иллюзию эффективности. При первой же задержке поставки полки опустеют. Оптимизация затрат в запасах не должна превращаться в работу "с колес" без страховки.
Третья ошибка - "средняя температура по больнице". Нельзя устанавливать единый норматив оборачиваемости для всего склада. Оптимизация управления товарными запасами требует индивидуального подхода к каждой категории товаров.
Четвертая ошибка - игнорирование товаров в пути. Если не вычитать то, что уже заказано, вы создадите перезатарку. Складские остатки продукции должны учитываться вместе с заказами поставщикам.
Пятая ошибка - отсутствие пересмотра норм. Спрос падает, а закупщик продолжает возить товар по старым нормативам. Регулярный анализ складских остатков помогает вовремя заметить тренд на снижение и уменьшить закупку.
Шестая ошибка - путаница между неликвидами и излишками. Излишки - это хороший товар, которого просто много. Его можно продать, снизив закупку. Складские остатки неликвиды - это мертвый груз, который нужно выводить из ассортимента совсем другими методами.
Это комплекс мер, направленный на поддержание минимально необходимого количества товаров для обеспечения бесперебойных продаж. Цель - не просто очистить склад, а сбалансировать вложения денег и наличие товара.
Снижение лишних остатков высвобождает оборотные средства, которые можно пустить на развитие или закупку новинок. Также уменьшаются расходы на хранение, списание порчи и обслуживание склада.
Это критическая отметка, при достижении которой нужно срочно делать заказ. Он защищает от дефицита (stock-out) в период, пока новая партия товара едет от поставщика.
В идеале система должна показывать актуальные данные в реальном времени. Для анализа эффективности нормативов рекомендуется проводить сверку и пересчет параметров минимум раз в месяц или при смене сезона.
Да, именно она позволяет заранее нарастить запасы перед сезоном и вовремя остановить закупки на спаде. Без этого вы рискуете либо остаться без товара в пик, либо получить полный склад неликвида после сезона.
Для совсем малого бизнеса с парой десятков позиций это реально. Но при росте ассортимента ручной подсчет ведет к ошибкам, поэтому лучше использовать автоматизированные инструменты прогнозирования.
Разбираем, как формируется товарная матрица для маркетплейсов и зачем нужен анализ SKU. Узнайте, как держать склад под контролем, избежать OOS и выводить неликвидные позиции.
Узнайте, как связать ABC анализ запасов с расчетом страхового запаса. Читайте о выборе уровня сервиса для разных групп, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Рассказываем, как расширять ассортимент без заморозки денег и падения продаж. Узнайте про расчет оборачиваемости, тестирование новинок и правило замещения неликвидных позиций.
