ABC XYZ анализ запасов: как настроить классы и правила пополнения

ABC XYZ анализ помогает разделить товары на группы по важности для бюджета и предсказуемости спроса, чтобы не замораживать деньги в неликвиде и не допускать дефицита ходовых позиций. Этот метод превращает хаотичный список номенклатуры в понятную матрицу, где для каждой ячейки есть своя стратегия пополнения.

Короткий ответ

Чтобы внедрить этот подход, нужно пройти несколько шагов:

• выгрузить статистику продаж за длительный период;
• разделить товары на группы по объему выручки или прибыли (ABC);
• разделить товары по стабильности потребления (XYZ);
• составить матрицу из девяти групп (от AX до CZ);
• назначить правила закупки и нормы запаса для каждой группы.

Часто компании тратят ресурсы на управление всем ассортиментом одинаково. В итоге на складе скапливаются товары, которые покупают редко, а хиты продаж постоянно отсутствуют. Команда БрайтБорд рекомендует использовать эту методику, чтобы менеджер закупщик фокусировался на главном, а рутинные позиции заказывались по автопилоту.

Нельзя управлять всем ассортиментом одинаково; усилия нужно направлять туда, где лежат основные деньги и риски.

Термины на пальцах

ABC классификация - ранжирование товаров по вкладу в результат (деньги). XYZ классификация - ранжирование товаров по стабильности спроса (предсказуемость). Страховой запас - резерв товара на случай задержки поставки или всплеска продаж. Период обеспечения - время, на которое должно хватить текущего заказа.

Что собрать

Для качественного анализа процессов закупок нужны чистые данные. Ошибки на входе приведут к неверным выводам.

Подготовьте следующие данные:

• История продаж. Нужна детализация по дням или неделям, а не просто общая сумма за год.
• История остатков. Это поможет выявить дни, когда товара не было на складе.
• Данные об акциях. Всплески продаж во время маркетинговых активностей нужно очистить или учитывать отдельно.
• Сроки поставки. Реальное время от заказа до приемки на склад по каждому поставщику.
• Справочник номенклатуры. Артикулы должны быть уникальными, без дублей.

Что сделать

Сам процесс закупки товаров перестраивается на основе полученной матрицы. Расчет можно провести в Excel или учетной системе.

Пошаговый алгоритм:

• Выберите критерий для ABC. Обычно это выручка или маржинальная прибыль. Не смешивайте оба показателя в одной куче.
• Присвойте классы ABC. Группа A - лидеры (обычно дают 80% результата), B - середняки, C - аутсайдеры.
• Оцените стабильность для XYZ. Посчитайте, насколько сильно скачут продажи от периода к периоду.
• Присвойте классы XYZ. X - стабильный спрос (малые колебания), Y - сезонный или меняющийся спрос, Z - случайные редкие продажи.
• Сведите данные в матрицу. У вас получится 9 комбинаций: от AX (много денег, стабильно) до CZ (мало денег, непредсказуемо).

Формула словами

Перед настройкой правил пополнения важно понимать механику расчета заказа. Здесь есть важный нюанс в зависимости от вашего режима работы:

• если заказываете по мере необходимости (как только товар кончается) - потребность считают на срок поставки поставщика;
• если заказываете по графику (например, раз в неделю) - потребность считают на срок поставки плюс время до следующего заказа (период обеспечения).

Потребность = скорость продаж * период обеспечения + страховой запас.

Заказ = потребность - (текущий остаток + товары в пути).

Что проверить

Главная цель - задать правила поведения для каждой клетки матрицы. Это основа для оптимизации процесса закупок.

Проверьте настройки для групп:

• Группа AX и BX. Это основа бизнеса. Здесь нужен высокий сервис и автоматическое пополнение. Страховой запас может быть небольшим, так как спрос предсказуем.
• Группа AY и BY. Товары важны, но спрос колеблется. Здесь требуется увеличенный страховой запас, чтобы покрыть пики продаж. Контроль процесса закупки должен быть пристальным.
• Группа AZ и BZ. Продаются хорошо, но хаотично (например, редкие крупные сделки). Такие позиции лучше не держать в большом количестве, а возить под заказ или держать минимальный неснижаемый остаток.
• Группа CX и CY. Дешевые или низкомаржинальные товары с ровным спросом. Процесс осуществления закупок здесь нужно полностью автоматизировать. Можно заказывать реже, но большими партиями, чтобы сэкономить на логистике.
• Группа CZ. "Мертвый груз". Это товары, которые не приносят денег и продаются случайно. Проверьте, нужны ли они вообще. Часто лучше вывести их из ассортимента или возить только под клиента.

Ручное управление тысячами позиций и постоянный пересчет классов отнимают много времени. Система БрайтБорд помогает автоматизировать классификацию и расчет заказов, снимая рутину с закупщиков.

Что делать регулярно

Матрица ABC XYZ не статична. Товары мигрируют между группами из-за сезонности, моды или действий конкурентов.

Необходимые действия:

• Пересчитывать классы. Делайте это раз в месяц или квартал, чтобы вовремя заметить тренды.
• Следить за новинками. Новые товары часто попадают в группу Z, так как статистики еще мало. Им нужно давать "иммунитет" на первое время.
• Чистить ассортимент. Если товар прочно осел в CZ и не является имиджевым, запускайте процесс вывода из матрицы.
• Корректировать страховые запасы. Если класс стабильности товара изменился с X на Y, нужно увеличить буфер безопасности.

Правильная организация процесса закупки строится на четких правилах, а не на интуиции. Если вы хотите навести порядок в запасах и тратить меньше времени на таблицы, попробуйте БрайтБорд для управления ассортиментом.