Заявка на закупку: как настроить согласование и контроль

Согласование заявок на закупку - это обязательный этап контроля расходов, который превращает устные просьбы сотрудников в зафиксированный документ с проверкой бюджета перед оплатой счета. Без этого механизма компания теряет деньги на ненужные товары, а счета всплывают только в момент оплаты.

Системный подход помогает наладить управление запасами. В команде БрайтБорд часто замечают, что порядок начинается не с программы, а с договоренности о правилах игры.

Короткий ответ

Чтобы убрать хаос и остановить бесконтрольные траты, нужно перевести все просьбы в жесткий цифровой процесс. Вам понадобится:

• утвердить единый шаблон документа с обязательными полями;
• нарисовать маршрут проверки для разных типов расходов;
• установить финансовые лимиты, требующие визы директора;
• внедрить нормативы времени на каждый этап рассмотрения.

После запуска этих правил исчезнет проблема "я же тебе говорил", а потребность в товарах перестанет теряться в почте или мессенджерах.

Порядок наступает тогда, когда любая трата денег компании начинается с письменного документа, а не со слов.

Термины на пальцах

Перед настройкой системы разберем основные понятия:

• Маршрут согласования - путь документа от инициатора до оплаты, цепочка ответственных людей.
• Лимит - денежная граница, после которой меняется список проверяющих (например, до 5000 рублей без проверки).
• Норматив времени - срок, за который сотрудник обязан проверить документ и принять решение.
• Инициатор - сотрудник, которому нужен товар или услуга для работы.

Объяснение на пальцах

Представьте пропускной пункт в офисном центре. Чтобы пройти, вам нужна карта-пропуск. Если карты нет, вы пишете заявление, начальник подписывает, охрана проверяет и выдает пропуск. Если начальник ушел на обед, вы стоите и ждете.

В снабжении так же. Заявка - это ваше заявление на пропуск. Согласующие - это охрана и начальник. Если нет четкого правила, кто и когда подписывает, "проходная" забивается людьми, работа встает, а охрана пропускает всех подряд, лишь бы не кричали. Мы строим турникет, который открывается только по правилам.

Что нужно знать для настройки процесса

Проверка документа не должна быть сложным квестом. Это инструмент защиты денег компании и планирования поставок. Рассмотрим элементы работающей схемы.

1. Роли и зоны ответственности

Четко определите участников процесса. Обычно выделяют три главные роли:

• Заказчик (инициатор). Знает, что нужно купить и когда. Отвечает за техническое задание и приемку.
• Согласующий (бюджетодержатель). Проверяет, есть ли деньги в бюджете отдела и целесообразна ли покупка.
• Закупщик. Ищет поставщика, проверяет цены и условия поставки.

Если роли смешаны, контроль невозможен. Закупщик не должен решать, нужен ли отделу маркетинга новый баннер, а маркетолог не должен выбирать поставщика баннера.

2. Маршрут движения

Путь документа бывает последовательным или параллельным.

• Последовательный: Руководитель отдела - Финансовый директор - Генеральный директор. Это долго, но надежно.
• Параллельный: Юрист и Бухгалтер смотрят договор одновременно. Это ускоряет процесс.

Главное правило: маршрут не должен зависеть от настроения. Он фиксируется в регламенте.

3. Лимиты и правила исключений

Не нужно отправлять покупку канцтоваров на подпись генеральному директору. Это частая ошибка. Настройте лимиты:

• До 10 000 рублей: проверяет только прямой руководитель.
• От 10 000 до 100 000 рублей: подключается финансовый контролер.
• Свыше 100 000 рублей: требуется финальная виза директора.

Такая организация снимает рутину с топ-менеджмента и ускоряет обеспечение офиса мелочевкой.

БрайтБорд

4. Контроль сроков

Документы часто висят у руководителя неделями. Чтобы этого избежать, вводится временной норматив на реакцию. Например:

• Руководитель отдела: 4 рабочих часа.
• Финансовый контроль: 8 рабочих часов.
• Закупщик (обработка): 16 рабочих часов.

Если время вышло, система должна отправлять уведомление или передавать задачу на уровень выше.

5. Статусы документа

Чтобы инициатор не отвлекал закупщика вопросами, нужны прозрачные статусы:

• Черновик (заполняется).
• На проверке (у кого конкретно).
• Утверждена (попала в план).
• В работе (закупщик ищет товар).
• Заказано (товар в пути).
• Поступило (можно забирать).

Что измерять (метрики процесса)

При внедрении контроля следите за следующими показателями:

• Среднее время прохождения одной заявки (в часах).
• Процент документов, возвращенных на доработку (показывает качество заполнения).
• Количество экстренных запросов "нужно вчера" (показывает качество планирования).

Частые ошибки

Даже хороший регламент может сломаться, если допустить эти промахи:

• Устные договоренности. Фраза "Иван Иваныч добро дал" - не аргумент для оплаты счета. Нет электронной визы - нет денег.
• Слишком длинная цепочка. Если в маршруте больше 4-5 человек, процесс затянется на недели.
• Отсутствие заместителей. Ключевой сотрудник ушел в отпуск, и работа встала. Всегда назначайте дублера с правом подписи.
• Кнопка "Срочно" для всех. Если каждый может поставить пометку "срочно" без обоснования, скоро все задачи станут срочными.
• Непонятные причины отказа. Если документ отклонен, комментарий обязателен. Иначе инициатор пришлет то же самое еще раз.
• Закупка без бюджета. Проверка должна идти с учетом остатка по статье бюджета. Нельзя утверждать расходы вслепую.
• Бумажный документооборот. Носить бумагу по кабинетам - значит терять ее, ждать под дверью и не иметь истории изменений.