Чек-лист требований к функционалу: от прогноза спроса до интеграции с ERP. Узнайте, как платформа для автоматизации закупок помогает уйти от Excel и ускорить расчет заказов.
Платформа для автоматизации закупок - это специализированное программное обеспечение, которое помогает ритейлерам рассчитывать потребность в товаре, формировать заказы поставщикам и контролировать остатки без бесконечных таблиц Excel. Мы в БрайтБорд знаем, что главная задача такой системы - убрать человеческий фактор из рутинных расчетов, чтобы на полках всегда был товар, а на складе не скапливались неликвиды.
Ручное управление закупками запасов неизбежно ведет к ошибкам. Закупщик заболел, забыл отправить файл или ошибся формулой в таблице - и вот у вас либо пустые полки (упущенная прибыль), либо склад забит товаром, который никто не покупает (замороженные деньги). Чтобы этого избежать, бизнесу нужен четкий чек-лист требований к софту.
Пора навести порядок в запасах и перестать терять деньги на ошибках ручного ввода. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Многие начинают с таблиц. Это нормально. Но когда ассортимент переваливает за пару тысяч позиций (SKU), «ручное» планирование управления закупками становится проблемой. Закупщик тратит 80% времени на сведение данных и только 20% - на анализ и работу с поставщиками.
Автоматизация процесса закупок меняет эту пропорцию наоборот. Программа берет на себя математику, а человек принимает решения. Но рынок переполнен предложениями. Как понять, что нужно именно вам? Ниже мы собрали чек-лист функций, которые критически важны для малого и среднего ритейла.
Перед тем как смотреть функционал, давайте синхронизируемся по терминам, чтобы не путаться.
Выбирая инструменты автоматизации закупок, не смотрите на красивые графики. Смотрите на логику расчетов. Вот база, без которой система управления закупками будет бесполезна.
Простая формула «продажи за месяц поделить на 30» не работает. Хорошая система должна уметь:
Качественное управление закупками поставщиками - это не просто список контактов. Система должна знать:
Если автоматизация закупок товаров не учитывает эти ограничения, сотруднику придется править каждый заказ вручную, что убивает весь смысл внедрения.
Это сердце системы. Идеальный сценарий: вы заходите утром в программу, видите список рекомендованных заказов («нужно заказать молоко, хлеб и батарейки»), проверяете их и отправляете. Автоматизация отдела закупок должна позволять настраивать этот процесс: где-то нужен жесткий контроль человека, а по стабильным позициям (группа А) заказ может уходить почти автоматически.
Устали проверять каждую цифру за менеджерами? Доверьте рутину алгоритмам. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Даже самая умная платформа для оптовых закупок будет бесполезна, если она не «дружит» с вашей учетной системой. Данные об остатках и продажах должны летать туда-сюда без участия человека.
В России стандарт де-факто - это продукты 1С. Поэтому автоматизация закупок 1с (готовая интеграция) - это требование №1.
Обратите внимание: если вам предлагают решение, где нужно вручную выгружать файлы из 1С и загружать их в сервис - это не полная автоматизация учета закупок, а полумера.
Сейчас золотой стандарт - это облачная система автоматизации закупок (SaaS).
Сложное электронное управление закупками часто разбивается о саботаж сотрудников. Если интерфейс перегружен, менеджеры будут по привычке открывать Excel. Хороший интерфейс - это когда новичок понимает, куда нажать, без недельного обучения.
Часто компании хотят все и сразу: и тендерные площадки, и сложный AI. Но закупки комплексная автоматизация внедряются поэтапно. На старте можно обойтись без:
Перед тем как договариваться о демонстрации, пройдитесь по списку:
Базовый набор: анализ продаж и остатков, прогнозирование спроса, автоматический расчет потребности (сколько заказать), учет условий поставщиков (сроки, кванты) и формирование готового заказа для отправки.
В современных SaaS-сервисах обучение занимает от пары часов до нескольких дней. Если интерфейс интуитивный, сотрудникам достаточно показать, как интерпретировать рекомендации системы и нажимать кнопку «Заказать».
В 1С есть базовые механизмы (например, «1С Управление торговлей» или «1С Комплексная автоматизация закупки»), но они часто требуют сложной доработки под реалии ритейла. Специализированные внешние сервисы обычно гибче и точнее в прогнозах «из коробки».
Автоматизация - это когда программа делает то же, что и человек, но быстрее (считает заказ). Цифровая трансформация - это изменение процессов на основе данных: когда система сама балансирует запасы между магазинами и подсказывает, какой товар вывести из ассортимента.
Если данные в вашей учетной системе в порядке (нет дублей товаров, корректно ведутся остатки), то подключение облачного сервиса может занять от 2 до 4 недель. Основное время уходит на настройку параметров и проверку данных.
Крупные кастомные системы нужны международным корпорациям. Малому и среднему бизнесу выгоднее использовать готовые отраслевые решения, которые закрывают 95% потребностей без миллионных вложений в разработку.
Обычно это подписка (SaaS), цена которой зависит от количества магазинов или товарных позиций. Это позволяет бизнесу платить только за реальное использование, без капитальных затрат на старте.
Разбираем, как работает сопоставление номенклатуры и почему лучше связывать товары по штрихкоду. Узнайте, как избежать дублей при загрузке прайсов и упростить автоматизацию закупок.
Разбираем план внедрения автоматизации закупок на 30 дней: от аудита данных до настройки алгоритмов. Узнайте об этапах, распределении ролей и расчете выгоды для бизнеса.
Автоматизация муниципальных закупок упрощает контроль лимитов и согласование заявок. Разбираем, как распределить роли, настроить статусы и отчетность для прозрачного учета.
