Автоматизация закупок: как настроить сопоставление номенклатуры

Сопоставление номенклатуры - это процесс связывания карточки товара в вашей учетной системе с наименованием этого же товара в файле поставщика. Программа должна понимать, что условные "Молоко 3.2% пакет" у вас и "Мол. паст. 3,2 жирн. 1л" в прайсе - это одна и та же позиция. Без этой связи автоматическое обновление цен и формирование заказов невозможны, так как компьютер не умеет догадываться по смыслу слов. Мы в команде БрайтБорд рекомендуем начинать автоматизацию именно с наведения порядка в этом справочнике.

Коротко о главном

• Единый язык. Поставщики называют товары по-разному, ваша задача - создать "словарь переводчика" внутри системы.
• Ключ связи. Надежнее всего сопоставлять товары по штрихкоду или уникальному артикулу, а не по названию.
• Регулярность. Один раз настроенная связь работает годами, но новые товары требуют ручного подтверждения.
• Контроль. Ошибки в связях ведут к заказам не того товара, поэтому нужна проверка перед загрузкой.

Если пропустить этот этап и пытаться загружать накладные или прайсы "как есть", справочник товаров быстро превратится в хаос с дублями. Это ведет к пересортице, невозможности анализировать продажи и, как следствие, к замороженным деньгам в ненужных запасах.

Почему система автоматизации закупок требует порядка в названиях

Любая система автоматизации закупок работает по принципу точного совпадения. Человек понимает, что "Coca-Cola 0.5" и "Кока Кола 0,5л пэт" - это одно и то же. Для программы это две совершенно разные строки символов.

Когда вы решаете загрузить прайс поставщика в свою учетную систему (будь то 1С, МойСклад или Excel-таблица), программа ищет совпадения. Если она их не находит, она либо создает дубль товара (что плохо), либо выдает ошибку.

Чтобы этого избежать, создается промежуточная таблица соответствий. Иногда ее называют "номенклатура поставщиков". Это своего рода словарь сопоставления номенклатуры, где прописано:

• Ваш товар: ID 10500 - Кружка красная керамика
• Товар поставщика А: Арт. K-red-01 - Кружка (красн.)
• Товар поставщика Б: Цвет. посуда поз. 15 - Красная кружка 300мл

Термины на пальцах

Чтобы нам было проще разобраться, определимся с понятиями:

• Номенклатура. Ваш список товаров, утвержденный внутри компании.
• Номенклатура контрагентов. То, как называют эти же товары ваши поставщики.
• Сопоставление. Действие, когда вы указываете программе, что строка из прайса равна строке из вашего справочника.

Как связать товары: три главных способа

Настройка сопоставления номенклатуры зависит от качества данных, которые вы получаете. Обычно работа с прайсами поставщиков строится на поиске уникального идентификатора.

1. Сопоставление по штрихкоду

Это самый надежный метод. Штрихкод (EAN-13) уникален для товара. Если в прайсе поставщика есть колонка со штрихкодом, и у вас в карточках он заполнен - автоматизация процессов закупок пройдет гладко. Система просто сравнит цифры.

• Плюс: Почти нулевая вероятность ошибки.
• Минус: Не все поставщики присылают штрихкоды в прайсах (особенно в строительстве или одежде).

2. Сопоставление по артикулу

Артикул производителя - тоже хороший ключ. Но здесь есть нюанс: разные производители могут использовать одинаковые короткие артикулы (например, "001" или "ABC").

• Совет: Используйте связку "Артикул + ИНН Поставщика". Это делает ключ уникальным.
• Риск: Часто встречается некоректное сопоставление (так называемое сопоставление номенклатуры бэд), если артикул содержит спецсимволы (тире, пробелы, слэши), которые кто-то ввел латиницей, а кто-то кириллицей.

3. Сопоставление по наименованию

Это крайняя мера. Пытаться настроить сравнение прайсов поставщиков только по названиям - верный путь к ошибкам. Достаточно лишнего пробела или сокращения ("шт." вместо "штук"), чтобы связь не сработала.

• Решение: Используется нечеткий поиск (алгоритмы, ищущие похожесть строк), но результаты всегда должен проверять человек.

Практика: как загрузить прайс поставщика и обработать данные

Процесс обычно выглядит так. Вы получаете файл (Excel, CSV, XML) и запускаете обработку.

Шаг 1: Подготовка файла

Прежде чем загрузить прайс поставщика в 1С или другую систему, убедитесь, что структура файла читаема.

• Уберите "шапку" с логотипами и телефонами, оставьте только таблицу.
• Проверьте, чтобы цена была числом, а не текстом.
• Важен правильный формат: образец прайс лист поставщика должен содержать четкие заголовки столбцов.

Шаг 2: Первичная загрузка

При первой загрузке система покажет вам список товаров из файла. Напротив каждой позиции будет пустое поле. Ваша задача - выбрать из своего справочника соответствующий товар. Это рутинная работа, но ее нужно сделать один раз. Система запомнит выбор: "В следующий раз, когда увижу этот артикул от этого поставщика, я буду знать, что это наш товар X".

Шаг 3: Работа с обновлениями

В следующий раз, когда придет загрузка прайс листов поставщиков, программа автоматически найдет знакомые позиции и обновит по ним цены или остатки. Вам останется обработать только новинки - товары, которых раньше не было.

Частые ошибки при настройке сопоставления номенклатуры

Даже лучшая программа автоматизации закупок не застрахована от человеческого фактора. Вот что может пойти не так.

Ошибка 1: Ложное сопоставление

Вы случайно привязали "Воду 0.5" к "Воде 1.5". Теперь при заказе поставщику уходит заявка на маленькую бутылку, а вы ждете большую. Цены скачут, остатки "разъезжаются".

• Как исправить: Нужно зайти в регистр сведений (или настройки справочника) и удалить ошибочную запись. Часто пользователи ищут, как отменить сопоставление номенклатуры, чтобы создать связь заново.

Ошибка 2: Дубли в номенклатуре поставщика

Иногда поставщик в одном прайсе присылает одну и ту же позицию дважды (например, с разной ценой из-за срока годности). Загрузка прайсов поставщиков 1С или других систем может споткнуться об это.

• Решение: Настройте фильтр при загрузке - брать минимальную цену или игнорировать дубли.

Ошибка 3: Изменение единиц измерения

У вас товар учитывается в штуках, а поставщик начал слать прайс в упаковках (по 6 штук). Цена вырастет в 6 раз, и автоматизация учета закупок даст сбой.

• Решение: В карточке сопоставления всегда есть поле "Коэффициент". Если поставщик шлет упаковками, ставьте коэффициент пересчета.

ЭДО сопоставление номенклатуры: СБИС, Диадок и 1С

Сейчас ЭДО сопоставление номенклатуры становится стандартом. Когда накладная приходит в электронном виде, принцип тот же:

1. Приходит документ (УПД).
2. Система ищет знакомые связи.
3. Если не находит - просит вас указать товар вручную.
4. Сохраняет связь для будущих поставок.

Если вы работаете в сервисах вроде СБИС или Диадок, там есть встроенные механизмы. Но помните: исправить сопоставление номенклатуры в ЭДО часто сложнее, так как документ уже подписан. Лучше перепроверить связь на этапе черновика.

В СБИС сопоставление номенклатуры происходит в момент приемки. Если связь установлена неверно, придется разрывать ее в настройках контрагента. Диадок сопоставление номенклатуры работает аналогично: сервис запоминает выбор и подставляет его в будущем.