Чек-лист по внедрению помощника закупщика: как очистить справочники и распределить роли. Узнайте, как подготовить данные для точного расчета заказа и учета товаров в пути.
Помощник закупщика - это инструмент или регламент, который автоматизирует рутинные расчеты заказа и контроль остатков, позволяя специалистам принимать решения на основе данных, а не интуиции.
Типовая проблема в том, что каждый менеджер отдела закупок считает заказы по своей логике в личном блокноте. Читатель получит единый стандарт подготовки данных, который сделает процесс организации закупок прозрачным и снизит зависимость от конкретных людей. В БрайтБорд часто отмечают, что подготовка данных занимает больше времени, чем само внедрение инструмента, но это критически важный этап.
Хаос в снабжении - это не дефицит товара на полке, а отсутствие правил его пополнения.
Руководители часто видят процесс управления закупками как четкий конвейер. В реальности сотрудники тонут в переписках с поставщиками и правках битых формул в таблицах. Чтобы схема процессов закупки заработала как часы, нужно навести порядок до старта автоматизации.
Внедрение помощника похоже на настройку навигатора в автомобиле. Вы управляете машиной, а навигатор подсказывает маршрут и пробки. Но если вы не ввели точный адрес или карта устарела, вы приедете не туда. Навигатор не может крутить руль за вас, он только обрабатывает данные.
Или сравним с кухней ресторана. Есть шеф-повар, который создает блюда, и есть су-шеф (помощник), который подготавливает овощи. Если помощник подаст гнилую морковь (плохие данные), шеф-повар не сможет приготовить хороший суп, каким бы мастером он ни был.
Перед тем как менять процесс закупки, пройдитесь по этим пунктам. Это фундамент для любой автоматизации процессов закупок.
1. Чистота справочника товаров Убедитесь, что у каждого товара (SKU) есть одна уникальная карточка. Дубли, архивные позиции и услуги не должны попадать в расчет заказа. Специалист отдела закупок должен четко понимать, что является товаром, а что - расходным материалом.
2. Роли и зоны ответственности Четко пропишите, кто за что отвечает. Обычно схема выглядит так: инициатор создает заявку, руководитель утверждает, а кладовщик подтверждает приемку. Если эти роли смешаны, система контроля даст сбой.
3. Учет товаров в пути Это критическая точка. Часто заказывают лишнее, потому что забыли про машину, которая уже едет от поставщика. Процесс закупки обязательно должен учитывать заказы, которые размещены, но еще не поступили на склад.
4. Данные о поставщиках Соберите условия работы в единый реестр. Важно знать не только цену, но и минимальную партию, кратность упаковки и реальный срок поставки. Если поставщик возит товар 10 дней, а в системе стоит 2 дня, вы получите дефицит.
5. Разделение маржи и выручки Определите приоритеты. Иногда выгодно закупать товар с низкой наценкой, потому что он создает поток клиентов. Помощник закупщика должен понимать, какие товары являются генераторами трафика, а какие приносят основную прибыль.
6. Техническая совместимость Не верьте на слово, что программы "дружат" друг с другом. Проверьте, в каком формате выгружаются остатки и продажи. Интеграции не всегда работают гладко, поэтому на старте часто используют обмен через файлы Excel.
7. Регламент сверки Нельзя выключать старый метод работы в один день. Запланируйте период (обычно месяц), когда отдел управления закупками считает по-старому и параллельно смотрит на подсказки помощника. Если цифры расходятся, нужно искать причину в данных.
Система управления запасами требует точности и порядка в справочниках. Визуализировать эти данные и упростить расчеты помогает БрайтБорд, который превращает сухие цифры в понятные задачи для закупщика.
Если вы настраиваете логику расчета, держите в голове базовый принцип. Здесь есть важная развилка:
Формула словами:
Потребность = скорость продаж * дни обеспечения + страховой запас.
Заказ = потребность - (остаток + товары в пути).
Страховой запас - это подушка безопасности. Его добавляют к расчету, чтобы не обнулить полку, если продажи резко вырастут или машина задержится.
Эти промахи совершают почти все компании, когда пытаются оптимизировать бизнес процесс закупка.
Это зависит от порядка в ваших данных. Если справочники чистые, настроить процесс можно за пару недель. Если нужно разгребать дубли и восстанавливать историю продаж, процесс организации закупок по-новому может занять от месяца.
Обычно это начальник отдела закупок или старший категорийный менеджер. Рядовые сотрудники могут не видеть всей картины и не знать стратегических целей компании по оборачиваемости.
На первых порах да. Если у вас мало товаров, Excel справится. Но с ростом ассортимента риск ошибки возрастает, и отдел закупок начинает тратить все время на проверку формул, а не на работу с поставщиками.
Попросите IT-специалиста выгрузить простой отчет с остатками и продажами в файл. Если ваша система умеет отдавать такие данные, значит, наладить обмен информацией будет несложно.
Новинки нельзя прогнозировать по общей формуле. Для них отдел обеспечения закупок обычно использует метод аналогов (смотрят на похожий товар) или экспертную оценку, закупая пробную партию вручную.
Правильно настроенный процесс снимает головную боль с руководителя и освобождает время сотрудников для переговоров. Чтобы навести порядок в запасах и сделать закупки прозрачными, используйте БрайтБорд.
Разбираем, как работает сопоставление номенклатуры и почему лучше связывать товары по штрихкоду. Узнайте, как избежать дублей при загрузке прайсов и упростить автоматизацию закупок.
Чек-лист требований к функционалу: от прогноза спроса до интеграции с ERP. Узнайте, как платформа для автоматизации закупок помогает уйти от Excel и ускорить расчет заказов.
Разбираем план внедрения автоматизации закупок на 30 дней: от аудита данных до настройки алгоритмов. Узнайте об этапах, распределении ролей и расчете выгоды для бизнеса.
