Автоматизация закупок: схема процесса «заявка — заказ — оплата»

Заявка на закупку - это внутренний документ компании, который запускает процесс пополнения запасов и фиксирует потребность в товаре или услуге до момента оплаты поставщику. Это фундамент для прозрачного движения денег и товаров, который превращает хаотичные звонки поставщикам в управляемую систему. В команде БрайтБорд мы часто видим, как внедрение этого инструмента убирает вопросы "где мой товар" и "почему мы это купили".

Короткий ответ

• Сотрудник создает потребность в системе.
• Руководитель проверяет бюджет и утверждает заявку.
• Закупщик формирует заказ поставщику.
• Бухгалтерия оплачивает счет по утвержденному статусу.
• Склад принимает товар и закрывает заявку.

Без четкой схемы заявки теряются в почте, а компания оплачивает ненужное или забывает заказать важное. Главный результат - прозрачность: каждый участник видит, на каком этапе застрял процесс.

Порядок в закупках начинается не с выбора программы, а с договоренности о том, кто и в какой момент имеет право тратить деньги компании.

Термины на пальцах

Точка заказа - уровень запаса на складе, при снижении до которого пора делать новую заявку. Срок поставки - время от отправки заказа поставщику до разгрузки машины на вашем складе. Период обеспечения - время, на которое нам должно хватить товара (срок поставки плюс время до следующего заказа). Страховой запас - неприкосновенный запас на случай задержки поставки или резкого скачка продаж. Статус заявки - метка, которая показывает, чья сейчас очередь работать с документом.

Типовая проблема и последствия

В малом и среднем бизнесе часто закупают товары "с голоса" или через чаты мессенджеров. В итоге на складе скапливается неликвид, потому что заказали лишнее, или возникают кассовые разрывы, так как никто не проверил бюджет перед оплатой счета.

Почему так происходит

• Нет единого места для сбора потребностей.
• Отсутствует маршрут согласования заявок.
• Закупщик не видит реальные остатки и продажи в момент заказа.
• Нет проверки на дубли (два менеджера заказали одно и то же).
• Счета оплачиваются без привязки к конкретной заявке.

Что делать: пошаговая схема процесса

Чтобы автоматизация закупок заработала, нужно сначала прописать логику на бумаге. Не пытайтесь сразу настроить сложную систему, начните с базовой карты процесса.

Шаг 1. Определите роли участников

У каждого этапа должен быть ответственный. Обычно это четыре роли:

• Инициатор (менеджер, кладовщик) - говорит "нам нужно".
• Контролер (РОП, финдиректор) - говорит "можно купить" или "денег нет".
• Исполнитель (закупщик) - договаривается с поставщиком.
• Приемщик (склад) - подтверждает приход.

Шаг 2. Настройте статусы (жизненный цикл заявки)

Заявка на осуществление закупок должна проходить через понятные стадии. Это ваши контрольные точки.

• Черновик. Инициатор набивает список товаров.
• На согласовании. Заявка заблокирована для правок и ждет решения руководителя.
• Утверждено. Бюджет выделен, закупщик может работать.
• Заказано. Заказ отправлен поставщику, ждем счет или товар.
• К оплате. Счет получен и проверен, бухгалтерия видит его в плане платежей.
• В пути. Товар отгружен, ждем машину.
• Закрыто. Товар на складе, документы подписаны.
• Отменено. Отказ на любом этапе с указанием причины.

Шаг 3. Внедрите расчет потребности (контроль количества)

Электронная заявка на закупку должна опираться на данные, а не на интуицию. Перед созданием заявки система или человек должны проверить два параметра.

Первый параметр - остаток на день поставки. Нужно понять, доживем ли мы до приезда машины с текущим запасом. Второй параметр - сколько брать. Здесь работает простая логика:

• если заказываете по мере необходимости - считают потребность на срок поставки;
• если заказываете по графику - считают на срок поставки плюс период до следующего заказа (период обеспечения).

Формула словами

Потребность = (средняя скорость продаж * дни обеспечения) + страховой запас. Заказ = потребность - (текущий остаток + товары в пути).

Это помогает избежать перетаривания. Автоматизация управления закупками должна подсказывать: "У тебя еще много товара, зачем заказываешь?".

Шаг 4. Определите узкие места и правила

На схеме процесса нужно отметить места, где заявка может застрять.

• Согласование: поставьте лимит по времени (например, 24 часа), иначе заявка устареет.
• Склад: приемка должна отражаться в системе день в день.
• Данные: запретите ручной ввод названий товаров, выбирайте только из справочника номенклатуры.

Шаг 5. Минимальный набор автоматизации

Для старта вам не обязательно покупать дорогой софт. Автоматизация процесса закупки может жить в учетной системе или специализированном сервисе. Главное, чтобы были реализованы три функции:

• Реестр заявок на закупку с фильтрами по статусам.
• Уведомления ответственным (письмо или задача), когда статус меняется.
• Запрет на проведение оплаты без утвержденной заявки.

Формирование заявок на закупку должно быть быстрым. Если менеджер тратит на это час, он будет саботировать процесс.

В системе управления запасами БрайтБорд мы делаем упор на то, чтобы заявка формировалась автоматически на основе прогноза спроса, а человек только проверял и утверждал ее.

Как понять, что стало лучше

Проверьте вашу систему по этим пунктам через месяц после внедрения регламента:

• Вы можете за 1 минуту найти основание любого платежа поставщику.
• Склад заранее знает, какая машина приедет завтра.
• Согласование заявки на оплату занимает не более одного рабочего дня.
• Количество экстренных закупок "нужно вчера" снизилось.
• Закупщик не тратит время на ручной пересчет потребностей в Excel.

Правильно выстроенный процесс "заявка - заказ - оплата" снимает головную боль с руководителя и позволяет масштабировать бизнес без хаоса. Если вы хотите автоматизировать расчет потребностей и навести порядок в запасах, попробуйте БрайтБорд.