Разбираем, какие данные фиксировать для расчета маржи и сроков поставки. Автоматизация учета закупок поможет видеть полную себестоимость товара и избегать дефицита на складе.
Автоматизация учета закупок - это способ организации данных, когда вы фиксируете не только факт оплаты, но и все условия поставки, сроки и дополнительные расходы в одной системе для прозрачности бизнеса.
Многие компании теряют деньги не на продажах, а на этапе закупки из-за неверных данных. Команда БрайтБорд часто видит, как отсутствие пары полей в отчете приводит к кассовым разрывам. Правильная настройка полей учета позволяет видеть реальную прибыль, а не выдуманные цифры.
Чтобы видеть реальную картину, фиксируйте эти 5 групп данных:
В БрайтБорд обычно рекомендуют начинать с малого: уберите лишние таблицы и оставьте только те данные, которые влияют на принятие решений. Это сразу покажет, где заморожены деньги, а где скоро возникнет дефицит. Главное - вносить данные не "когда вспомнил", а в момент совершения действия.
"Нельзя управлять тем, что вы не измерили и не записали в момент события."
Кажется, что достаточно помнить цену закупки и видеть, что товар на складе есть. Но потом оказывается, что денег в кассе нет, хотя продажи идут. Проблема не в людях, а в том, какие данные вы собираете. Если процесс закупки не оцифрован, вы управляете бизнесом вслепую.
Вот три главные ошибки, которые мешают видеть реальную прибыль и остатки.
Часто менеджер заносит в таблицу только ту цену, которую выставил поставщик. Например, купили товар за 100 рублей, продали за 150. Кажется, что заработали 50 рублей.
Здесь не учтена логистика, таможня, упаковка или доставка до склада. Если доставка одной штуки обошлась в 20 рублей, то реальная себестоимость - 120 рублей. Ваша маржа сократилась почти в два раза, но вы об этом не знаете и даете клиентам скидки. Расчет валовой маржи становится неверным.
Добавьте в учет поле "Дополнительные расходы на партию". Вносите туда сумму доставки и делите ее на количество товара. Это даст вам "полную себестоимость".
В простых таблицах обычно есть статус "Заказано" и "Пришло". Между этими событиями - пустота.
Вы не знаете, когда именно приедет товар. Складские остатки заканчиваются завтра, а поставка приедет только через неделю. Возникает дыра (дефицит), и вы теряете выручку. Или наоборот: товар еще есть, а вы заказали новый слишком рано, и деньги "замерзли" в лишнем запасе. Контроль складских остатков невозможен без календаря.
Фиксируйте три даты:
Информацию о том, что "этот поставщик возит 30 дней" или "тут минимальный заказ 100 штук", менеджер держит в памяти.
Если менеджер заболел или уволился, процесс останавливается. Новый сотрудник закажет мало (и получит штраф за недобор минимальной партии) или закажет поздно (и товар не успеет приехать). Без четких правил управление закупками превращается в хаос.
В карточке поставщика или в заказе должны быть поля-ограничения: "Минимальная партия" и "Срок поставки в днях". Система должна подсказывать эти числа.
Чтобы учет работал на вас, не нужно внедрять сложные ERP на старте. Достаточно собрать одну правильную таблицу или настроить поля в учетной системе.
Если вы устали бороться с формулами и хотите, чтобы система сама подсказывала, что и когда закупать, попробуйте БрайтБорд.
Правило одной строки: Одна строка - это один товар в одной поставке. Не смешивайте разные заказы.
Вот минимальный набор полей, который нужен для старта:
Вы должны в любой момент открыть файл и ответить на вопросы "Сколько мы на самом деле потратили?" и "Когда точно приедет груз?". Если ответов нет - планирование закупок не работает. Система помогает собрать все эти данные в одном окне, автоматически подтягивая остатки и рассчитывая, когда именно нужно делать заказ, чтобы не заморозить деньги.
Чтобы знать реальный срок поставки. Поставщик может обещать 5 дней, а возить за 15. Если вы не фиксируете обе даты, вы будете верить обещаниям и попадать в дефицит. Анализ складских остатков требует точных сроков.
На старте - да. Считать остатки в Excel можно, пока у вас до 100 товаров. Дальше формулы начинают ломаться, а файлы - зависать. Нужна специализированная программа для учета.
Остатки и статусы заказов нужно обновлять каждый день. Оперативный складской остаток меняется при каждой продаже. Если обновлять раз в неделю, данные устареют, и вы закажете лишнее.
Это время в днях от момента заказа до момента, когда товар можно продавать. Этот срок критически важен, чтобы рассчитать точку заказа и не обнулить складские остатки.
Заведите отдельное поле "Скидка" или вносите сразу "Цену со скидкой". Лучше видеть оба значения, чтобы понимать реальную экономию. Это помогает делать правильный расчет маржи.
Разбираем, как работает сопоставление номенклатуры и почему лучше связывать товары по штрихкоду. Узнайте, как избежать дублей при загрузке прайсов и упростить автоматизацию закупок.
Чек-лист требований к функционалу: от прогноза спроса до интеграции с ERP. Узнайте, как платформа для автоматизации закупок помогает уйти от Excel и ускорить расчет заказов.
Разбираем план внедрения автоматизации закупок на 30 дней: от аудита данных до настройки алгоритмов. Узнайте об этапах, распределении ролей и расчете выгоды для бизнеса.
