Разбираем, как работает автоматизация планирования закупок: от расчета потребности до учета товаров в пути. Инструкция поможет собрать точный план заказа и соблюсти лимиты бюджета.
Автоматизация планирования закупок — это процесс, при котором система сама рассчитывает необходимое количество товара к заказу, опираясь на прогноз спроса и текущие запасы, оставляя человеку функцию контроля.
Ручной расчет заказа часто превращается в гадание, где цена ошибки - замороженные деньги или пустые полки. Чтобы снять рутину с менеджеров и получать точные рекомендации, используйте:
Правильно выстроенный процесс планирования закупок позволяет снять рутину с человека и оставить ему только принятие решений.
Обычно компании сталкиваются с тем, что менеджеры тратят дни на сведение отчетов в Excel. Система должна автоматизировать этот труд.
Чтобы автоматизация закупок стала понятной, разберем три главных понятия. Потребность - это сколько товара у вас купят за то время, пока едет новая партия. Товары в пути - это заказы, которые вы уже отправили поставщику, но они еще не доехали до склада. Лимиты - это ограничения бюджета или места на складе, больше которых заказывать нельзя.
Раньше планирование планов закупки выглядело несистемно.
Чтобы исправить ситуацию, внедрили правила.
После настройки системы автоматизация управления закупками дала результат.
Если вы хотите наладить планирование закупок организации, следуйте этой схеме. Она поможет собрать пазл из разрозненных данных.
Сначала нужно понять объем товара на определенный срок. Это база, на которой строится планирование потребности закупок. Берите средние продажи и умножайте на количество дней до следующей поставки плюс запас на случай задержек.
Система должна видеть реальные складские остатки. Учитывайте не только то, что лежит на полке, но и резервы под клиентов. Управление складскими остатками начинается с понимания свободного остатка, доступного для продажи новым покупателям.
Это самая частая ошибка. Вы заказали товар, он едет, но на складе его нет. Если не вычесть это количество, вы закажете двойной объем. Планирование и обеспечение закупок обязательно включает этот блок: потребность минус (склад плюс товары в пути).
Поставщики редко возят по одной штуке. Часто есть минимальная сумма или коробка, которую нельзя дробить. Автоматизация закупок товара должна округлять расчетное число до целой упаковки или подгонять под сумму минимальной отгрузки.
Даже при верном расчете денег в кассе может не быть. Планирование в сфере закупок требует финансовых тормозов. Установите лимит на сумму закупки. Если автозаказ превышает бюджет, система подсветит это, чтобы менеджер скорректировал список.
Получившийся список - это черновик. Планирование закупок предприятия заканчивается проверкой глазами. Посмотрите на итоговые цифры на предмет аномалий, например, заказа на год вперед из-за разовой крупной сделки в прошлом.
Решите, как часто вы делаете расчет. Планирование закупок на год подходит для стратегии, но заказывать лучше чаще. Ходовой товар пересчитывайте раз в неделю, редкий - раз в месяц. Процессы автоматизации закупок позволяют делать это ежедневно.
Для этого используются сезонные коэффициенты. В месяцы высокого спроса система умножает средние продажи на повышающий коэффициент, чтобы планирование закупок товара было точным и соответствовало реальному рынку.
Если не учитывать товары в пути, вы купите лишний объем и заморозите деньги. Планирование управления закупками строится на том, что этот товар скоро станет доступным остатком на полке.
Да, если заложить риски в страховой запас. Система предложит заказать чуть больше или раньше, зная ненадежность партнера. Автоматизация закупок для бизнеса помогает сгладить внешние проблемы.
Даже для небольшого магазина важен порядок в цифрах. Автоматизация учета закупок экономит деньги, предотвращая заморозку оборотных средств в неликвидном товаре и обеспечивая наличие хитов.
Оптимизация складских остатков - процесс постоянный. Проверяйте настройки страховых запасов и сроков поставки хотя бы раз в квартал или при смене условий работы с поставщиком.
Разбираем, как работает сопоставление номенклатуры и почему лучше связывать товары по штрихкоду. Узнайте, как избежать дублей при загрузке прайсов и упростить автоматизацию закупок.
Чек-лист требований к функционалу: от прогноза спроса до интеграции с ERP. Узнайте, как платформа для автоматизации закупок помогает уйти от Excel и ускорить расчет заказов.
Разбираем план внедрения автоматизации закупок на 30 дней: от аудита данных до настройки алгоритмов. Узнайте об этапах, распределении ролей и расчете выгоды для бизнеса.
