Разбираем планирование закупок по 44-ФЗ: подготовка план-графика и сроки размещения в ЕИС. Узнайте, как правильно вносить изменения и проходить контроль лимитов без ошибок.
Планирование закупок по 44-ФЗ - это строгое распределение бюджетных средств и потребностей организации в плане-графике на три года вперед, без утверждения которого невозможно провести ни одну торговую процедуру или заключить контракт.
Алгоритм действий:
Обычно процесс ломается на этапе срочных изменений, когда потребность возникает внезапно. Вы получите четкую схему действий, которая поможет избежать штрафов за нарушение сроков и блокировок со стороны казначейства.
Грамотный контроль помогает снизить запасы без ущерба для продаж. Чтобы видеть все метрики в одном окне, используйте БрайтБорд.
Чтобы организация планирования закупок прошла гладко, разберем три главных понятия.
План-график - главный документ-расписание. В нем записано, что, когда и на какую сумму вы купите. Если товара нет в этом документе, купить его нельзя.
ЕИС - Единая информационная система. Это сайт в интернете, где вы обязаны публиковать все свои планы и действия. Это витрина вашей работы для контролеров.
ИКЗ - Идентификационный код закупки. Это как номер паспорта для каждого товара или услуги в вашем плане. Он связывает план, извещение и контракт в одну цепочку.
Закон требует идеального предвидения на три года вперед. В реальности оборудование ломается, цены скачут, а лимиты урезают. Главная проблема - разрыв между жесткой буквой закона и живыми потребностями предприятия.
Вся суть сводится к правилу: сначала измени план, подожди сутки, потом покупай. Закупки планирование осуществление закупок не допускают трат, если они не были опубликованы в ЕИС минимум за один день до начала действий.
Представь, что ты строишь дом по утвержденному проекту. Планирование управления закупками похоже на этот процесс. Если в проекте написано "деревянная дверь", ты не можешь купить железную, пока не внесешь изменения в чертежи и не утвердишь их у архитектора. Даже если железная дверь надежнее и дешевле. Сначала бумага, потом дело.
Другой пример - семейный бюджет в строгом режиме. Если жена выделила деньги на картошку, ты не можешь купить макароны, пока не согласуешь замену. Магазин (поставщик) тебе товар продаст, но дома (при проверке) будет скандал и штраф.
Планирование планов закупки требует дисциплины. Вот базовые правила, которые уберегут от ошибок.
Раньше было два плана, теперь только один - план-график. Он формируется на очередной финансовый год и плановый период (следующие два года). Это упрощает работу, но повышает цену ошибки в этом единственном документе.
Утвердите план-график в течение 10 рабочих дней после того, как вам довели лимиты бюджетных обязательств (ЛБО) или утвердили план финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД). Не затягивайте, иначе работа встанет.
После утверждения у вас есть 3 рабочих дня, чтобы разместить документ в системе. Помните, что планирование и обеспечение закупок считается завершенным только после публикации. Подписанный на бумаге, но не выложенный в сеть план не работает.
Любые изменения в план вносите заранее. Изменили позицию - опубликуйте новую версию плана. Подождите 1 календарный день. Только после этого размещайте извещение о закупке или подписывайте контракт с единственным поставщиком.
Система не даст опубликовать план, если суммы в нем превышают выделенный бюджет. Финансовое планирование закупок должно сходиться копейка в копейку. Сначала проверьте остаток денег, потом вносите строчку в план.
Сервис анализирует данные и подсвечивает проблемные зоны в снабжении. Получайте точные рекомендации по заказу через БрайтБорд.
Мелкие закупки (малый объем, командировки, лекарства по решению комиссии) вносите в план одной строкой. Это называется укрупненная закупка. Не нужно расписывать каждую скрепку, если общая сумма проходит по специальным пунктам закона.
Сформированный код закупки (ИКЗ) должен сохраняться на всех этапах. Если процедуру отменили, этот ИКЗ умирает вместе с ней. Для новой попытки нужен новый код.
Правильное планирование потребности закупок начинается с расчетов. Даже без формул логика проста.
Сначала соберите заявки от всех подразделений. Сложите их в один список. Затем возьмите сумму выделенных денег (лимиты). Сравните две цифры.
Если денег меньше, чем потребностей, урезайте список по приоритетам. Оставьте только то, без чего работа встанет. Это и есть планирование закупок предприятия в условиях дефицита.
Если закупка регулярная (например, бумага), посмотрите расход за прошлый год. Добавьте небольшой запас на случай роста цен или увеличения штата. Вычтите то, что уже лежит на складе. Разницу вносите в план.
Помните про сроки поставки. Планируйте закупку так, чтобы товар приехал до того, как запасы закончатся. Учитывайте время на проведение самой процедуры (аукцион может идти месяц).
Процесс планирование закупок часто сбоит в одних и тех же местах. Проверьте себя по этому списку.
Заказчик меняет план и сразу, через 5 минут, вешает извещение. Это нарушение. Система может пропустить технически, но проверка выпишет штраф. Ждите сутки.
Закупка не состоялась или отпала необходимость, но в плане она висит как активная. Деньги под нее заблокированы. Другое планирование закупок и контрактов невозможно, пока вы не высвободите эти средства, изменив план.
Ошибка в одной цифре кода закупки приведет к тому, что казначейство не пропустит контракт. Проверяйте формирование кода автоматически или пересчитывайте вручную.
Пытаетесь внести в план сумму больше, чем есть в бюджете. Обычно это случается, когда забывают про кредиторскую задолженность или старые контракты, которые еще действуют.
Иногда планирование производства и закупок требует учета национального режима (запрет на иностранные товары). Если не учесть это на этапе плана, потом придется отменять закупку и терять время.
В плане написали "услуга" (1 шт.), а в извещении пытаются разбить на часы или этапы, которые не совпадают с планом. Единицы измерения должны быть идентичны.
Нет, это грубое нарушение. Любая трата должна быть сначала отражена в документе. Планирование закупок по закону строится на принципе полной прозрачности расходов.
Вы должны выждать минимум один календарный день после публикации изменений в ЕИС. На следующий день можно размещать извещение. Процесс планирование закупок строго регламентирует этот интервал.
Вносите изменения в план-график. Скорректируйте сумму планируемых платежей. Если лимитов не хватает, финансовое планирование закупок требует уменьшить количество товара или найти дополнительные средства.
Если прошла процедура и образовалась экономия, план менять не обязательно сразу. Но если вы хотите использовать эти деньги на другую цель, организация планирования закупок требует корректировки документа.
Их планируют отдельными строками (группами) по соответствующим пунктам закона (например, п.4 или п.5 ч.1 ст.93). Детализировать до каждого чека планирование планов закупки не требует.
Узнайте, как оценивать точность прогнозирования спроса по MAPE и WAPE. Разберитесь, как находить смещение в планах, чтобы сократить неликвиды и избежать дефицита на полках.
Как сравнить системы прогнозирования спроса по точности, стоимости и удобству. Разбираем ключевые критерии выбора ПО для автоматизации закупок и управления товарными запасами.
Рассказываем, чем полезно машинное обучение для прогнозирования спроса и какие данные нужны для старта. Узнайте, когда стоит уходить из Excel и где алгоритмы бессильны.
