Читайте, как связать план продаж и план закупок для исключения дефицита. Рассказываем, как перевести финансовые цели в штуки, очистить историю спроса и учесть остатки в пути.
План закупок - это документ, который определяет, какой товар, в каком количестве и когда нужно заказать у поставщика, чтобы обеспечить план продаж и не переполнить склад. Это связующее звено между желаниями отдела продаж и возможностями логистики. Команда БрайтБорд часто видит, как простой перевод планов в единый формат снимает половину конфликтов в компании.
Часто бывает так, что отдел продаж ставит план в деньгах, а закупщики считают короба и контейнеры. Из-за разницы в единицах измерения возникает разрыв: на бумаге планы выполняются, а на складе либо пусто, либо затоваривание.
Точный план закупок рождается только тогда, когда план продаж подтвержден реальным спросом, а не просто желанием заработать миллион.
План продаж - цель менеджеров, обычно выраженная в выручке. Прогноз спроса - расчет того, сколько товара реально готов купить рынок в штуках. Страховой запас - резерв товара на случай задержки поставки или всплеска продаж. План-факт - сравнение того, что мы планировали, с тем, что случилось в реальности.
Обычно коммерческий отдел и отдел закупок живут в параллельных реальностях. Продавцы планируют рост выручки и запускают акции, забывая предупредить закупщиков, а закупщики ориентируются на прошлый месяц, не зная о будущих амбициях. В итоге компания теряет деньги дважды: сначала на упущенных продажах из-за дефицита, потом на хранении неликвида.
Чтобы связать два плана в одну систему, нужно пройти несколько шагов. Это не требует сложного софта, достаточно дисциплины и здравого смысла.
План объемов продаж в деньгах бесполезен для закупщика. Ему нужно знать, сколько конкретных единиц (SKU) привезти. Разложите финансовую цель на категории, а затем до уровня конкретных товаров. Если точного распределения нет, используйте статистику продаж прошлых периодов для пропорционального деления.
Нельзя просто взять продажи прошлого года и поставить их в план. Если в прошлом году товара не было на складе две недели, продажи были нулевыми. Но спрос-то был. Если вы будете опираться на "голые" продажи, вы снова закажете меньше, чем нужно. Восстановите спрос: оцените, сколько бы вы продали, если бы полка была полной.
Формула заказа проста, но про нее забывают: Заказ = (Прогноз спроса на период поставки + Страховой запас) - (Текущий остаток + Товары в пути). Частая ошибка - не вычитать товары, которые уже заказаны, но еще не приехали. Это прямой путь к затовариванию.
Система БрайтБорд помогает автоматизировать эти шаги, связывая прогноз спроса и расчет заказа в одном окне, чтобы закупщик сразу видел расхождения и не тратил время на ручной пересчет формул.
Если поставщик везет товар 60 дней, план продаж на следующий месяц закупщику уже не поможет - этот товар должен был быть заказан два месяца назад. План продаж должен составляться с горизонтом, перекрывающим цикл поставки. Для импорта это может быть план на 3-4 месяца вперед.
Не ждите конца месяца. Сравнивайте план факт продаж и закупок еженедельно. Если продажи отстают, нужно срочно тормозить закупки, чтобы не раздуть склад. Если идут с опережением - ускорять поставки.
Вы увидите результат по косвенным признакам уже через 2-3 цикла поставок:
План продаж - это цель (сколько мы хотим продать, чтобы выполнить бюджет). Прогноз спроса - это объективная оценка (сколько рынок может купить). Качественный план закупок строится на пересечении этих данных: мы закупаем под прогноз, но с учетом целевых показателей роста.
Сезонность и акции - это коэффициенты, которые накладываются на базовый прогноз. Важно, чтобы маркетинг передавал календарь акций закупщикам до того, как заказ отправлен поставщику. Иначе товар под акцию приедет, когда она уже закончится.
Увеличивать страховой запас. В формуле расчета заказа срок поставки должен быть реалистичным, а не контрактным. Если по договору 10 дней, а везут 20 - закладывайте в расчет 20, иначе получите дефицит.
Зависит от динамики продаж. Для большинства товаров оптимально обновлять расчет раз в неделю. Это позволяет ловить тренды и корректировать заказы, которые еще не отгружены поставщиком.
Потому что прошлый месяц мог быть пиковым (сезон) или провальным (дефицит). Копирование прошлого опыта без анализа прогноза спроса гарантированно приведет либо к излишкам, либо к пустым полкам.
Узнайте, как оценивать точность прогнозирования спроса по MAPE и WAPE. Разберитесь, как находить смещение в планах, чтобы сократить неликвиды и избежать дефицита на полках.
Как сравнить системы прогнозирования спроса по точности, стоимости и удобству. Разбираем ключевые критерии выбора ПО для автоматизации закупок и управления товарными запасами.
Рассказываем, чем полезно машинное обучение для прогнозирования спроса и какие данные нужны для старта. Узнайте, когда стоит уходить из Excel и где алгоритмы бессильны.
